TPI²

Innovation informatique : TPI²

Saint-Luc investit constamment pour moderniser ses équipements et ses méthodes de travail, toujours dans l’optique d’offrir le meilleur service possible à ses patients.

C’est pourquoi les Cliniques universitaires Saint-Luc ont implémenté avec succès un dossier médical informatisé ultra-moderne : le TPI² (trajet patient intégré et informatisé).

Il s’agit de l’adaptation pour Saint-Luc du logiciel performant d’EPIC, leader mondial dans le domaine. Il s’agit d’une première en Belgique. Près de 400 « anciennes » applications informatiques ont migré dans une seule et unique plateforme. Elle constitue à présent une plateforme informatique commune pour tous les intervenants de Saint-Luc.

Résumé des objectifs principaux du TPI² :

Développer des trajets de soins pour améliorer la prise en charge des patients, mesurer les outcomes cliniques, réduire les événements indésirables;
Garantir la traçabilité complète des ressources liés aux trajets de soins : intervenants, médicaments, implants, consommables;
Optimiser le bilan financier des Cliniques grâce à une facturation exhaustive et rapide, ainsi qu’une codification optimale des prestations ;
Interagir à distance avec les patients par le biais d’interfaces intuitives, directes et conviviales;
Favoriser les partenariats structurels et durables entre institutions hospitalières au moyen d’un hub de référence qui facilite le partage des savoir-faire;
Accroître la performance académique en matière de recherche et d’enseignement.

Le Go-live du projet

En décembre 2017, une convention est signée avec le fournisseur Epic. L’implémentation commence en septembre 2018. Le Go-Live vers Epic, initialement prévu le 20 juin 2020, est finalement déplacé au 29 novembre 2020, à cause de la crise du Covid. Le système de prise de rendez-vous bascule quinze jours plus tôt, le 14 novembre 2020.

Dans le contexte de la pandémie, les formations présentielles, déjà entamées, ont été brutalement interrompues en mars 2020, et remplacées par un apprentissage basé sur l’e-learning. Environ 1000 vidéos ont été enregistrées par les membres de l’équipe TPI². Toutefois, un contact direct avec le système s’imposait avant le go-live. Les utilisateurs finaux, tous métiers confondus, sont donc progressivement entrés dans l’univers Epic via des activités de préparation (« readiness ») au cours des trois mois précédant le Go-Live. L’adaptation aux nouvelles logiques, aux nouveaux processus est contraignante, stressante pour tous. Le changement est substantiel

Le Go-live s’est déroulé au cours de la nuit du samedi 28 au dimanche 29 novembre (4h du matin). Pendant 1 mois, un centre de commande a été organisé au sein des cliniques afin d’assurer un contact rapproché avec les utilisateurs ainsi qu’un monitoring étroit des activités, 24h/24h 7j/7j afin de répondre aux éventuels problèmes rencontrés par les utilisateurs.

Les contacts directs avec le terrain étaient assurés par l’équipe TPI² et par les « champions ». Les champions sont des médecins, des cadres administratifs, infirmiers, paramédicaux maitrisant Epic, capables de donner un support direct, immédiat aux utilisateurs finaux en difficulté. Ils ont assuré ce soutien essentiel jusqu’à Noël. Sur le terrain, plus de 700 « superusers » dégagés de leurs responsabilités cliniques encadraient les utilisateurs finaux et relayaient les dysfonctionnements vers les analystes TPI² et les champions.

Les activités de consultation ont été réduites les deux premières semaines après le Go-live, de l’ordre de 80% la première semaine, 50% la deuxième, suivi d’un retour progressif à la normale.
En 2021, le projet TPI² se terminera après une période de stabilisation et de transition de 8 mois. TPI² entrera alors dans une longue période d’exploitation et d’optimisation.